Cómo elegir el CRM correcto para tu empresa
Elegir un CRM es una decisión que afecta directamente tus ventas durante los próximos 2-5 años. Migrar de un CRM a otro es costoso (en tiempo, datos y adopción del equipo), así que vale la pena hacer la elección correcta desde el inicio.
Acá te damos un framework de 7 pasos probado con PyMEs en LATAM, más una guía rápida por tipo de negocio.
Paso 1: Identificá tu canal de venta principal
Este es el factor decisivo más importante y el que más PyMEs ignoran.
- Si tu canal principal es WhatsApp (la mayoría de PyMEs B2C en LATAM): necesitás un CRM con integración nativa de WhatsApp Business API. Opciones: Kommo, Leadsales, Respond.io, Callbell, Wati.
- Si tu canal principal es email: CRM tradicionales como HubSpot, Pipedrive o Zoho funcionan bien.
- Si usás múltiples canales (WhatsApp + Instagram + email): necesitás un CRM omnicanal. Opciones: Kommo (multi-messenger), Respond.io, Clientify.
No compres un CRM pensado para email si vendés por WhatsApp. Es el error más caro y más común.
Paso 2: Definí el tamaño de tu equipo (actual y proyectado)
El tamaño del equipo determina qué funcionalidades necesitás y cuánto vas a pagar:
- 1-2 personas: Necesitás simplicidad. WhatsApp Business App gratis puede alcanzar. Si querés un CRM, Kommo Base ($15/usuario) o Bitrix24 Free.
- 3-5 personas: Ya necesitás bandeja compartida, asignación de leads y un pipeline. Leadsales (~$84/mes para 3) o Kommo ($15-25/usuario) son buenas opciones.
- 6-15 personas: Roles, permisos, reportes por equipo, automatizaciones. Kommo Advanced ($25/usuario), Respond.io ($79-159/mes) o Clientify.
- 15+ personas: Enterprise con permisos granulares, API, integraciones con ERP. Respond.io Advanced, Kommo Enterprise, o CRM tradicionales.
Paso 3: Evaluá la complejidad vs. adopción
El mejor CRM es el que tu equipo realmente usa. Esto no es un cliché — la tasa de fallo en adopción de CRM ronda el 40-50%, y la razón principal es la complejidad.
Señales de que un CRM es demasiado complejo para tu equipo:
- Necesitás más de 2 horas de capacitación para que un vendedor empiece a usarlo
- Tiene más de 10 campos obligatorios por lead
- La interfaz tiene más de 5 secciones en el menú principal
- Necesitás un consultor externo para configurarlo
Ranking de simplicidad (de más simple a más complejo): Leadsales > Callbell > Kommo > Wati > Clientify > Respond.io > Pipedrive > Zoho > HubSpot > Salesforce.
Paso 4: Compará precios realmente (costo total)
No te quedes con el precio base del sitio web. El costo real de un CRM incluye:
- Licencias: Precio por usuario o plan fijo × número de usuarios
- Costos de WhatsApp API (Meta): Si tu CRM usa la API oficial, Meta cobra por mensaje. En México: $0.043 USD/mensaje de marketing, $0.011/utilidad. En Argentina: $0.063/marketing.
- Onboarding: HubSpot Professional cobra $1,500 USD de onboarding obligatorio. Otros CRM lo incluyen gratis.
- Integraciones: ¿Necesitás conectar con Shopify, MercadoLibre, tu ERP? Algunas integraciones tienen costo adicional.
- Soporte: Algunos CRM cobran extra por soporte prioritario o en español.
Ejemplo real para 5 usuarios:
- Kommo Advanced: 5 × $25 = $125 USD/mes + ~$30 Meta API = ~$155 USD/mes
- Leadsales: $84 + 2 usuarios extra ($26) = $110 USD/mes + ~$30 Meta API = ~$140 USD/mes
- HubSpot Professional: 5 × $90 = $450 USD/mes + $1,500 onboarding = ~$575 USD/mes (primer año promediado)
Paso 5: Verificá la integración con WhatsApp
No todas las "integraciones con WhatsApp" son iguales:
- Nativa (API oficial de Meta): El CRM se conecta directamente a la Cloud API de Meta. Más estable, cumple con las políticas de Meta, permite tick verde. Ejemplos: Kommo, Wati, Respond.io.
- Vía terceros: El CRM se conecta a WhatsApp a través de un BSP (Business Solution Provider). Funciona pero puede tener un costo adicional del intermediario.
- Vía web scraping: El CRM se conecta a WhatsApp Web. Más barato pero inestable, puede violar los términos de Meta y tu cuenta puede ser baneada.
Siempre preferí CRM que usen la API oficial de Meta.
Paso 6: Pedí un trial y probalo con tu equipo real
No alcanza con ver un demo comercial. Necesitás probarlo con tus vendedores, tus leads reales y tu proceso real durante al menos 7 días.
Checklist del trial:
- ¿Tus vendedores lo entienden sin necesidad de capacitación extensa?
- ¿Los leads de WhatsApp llegan correctamente al CRM?
- ¿El pipeline refleja tu proceso de venta real?
- ¿Las automatizaciones básicas funcionan (asignación, recordatorios)?
- ¿Los reportes te dan la información que necesitás?
Paso 7: Planificá la implementación
Una vez elegido el CRM, no migres todo de golpe. Seguí un plan gradual:
- Semana 1: Configurar pipeline y conectar WhatsApp
- Semana 2: Equipo piloto (2-3 vendedores) usa el CRM para leads nuevos
- Semana 3: Ajustar según feedback, sumar automatizaciones
- Semana 4: Incorporar al resto del equipo, migrar datos históricos
Guía rápida por tipo de negocio
- Tienda online / Ecommerce: Wati (integración Shopify) o Kommo
- Inmobiliaria: Leadsales o Kommo (pipeline visual para propiedades)
- Automotriz: Leadsales (simple) o Kommo (más robusto)
- Agencia de marketing: Clientify (CRM + marketing) o Kommo
- Clínica / consultorio: Callbell (soporte + ventas) o Kommo
- Educación / cursos: Respond.io (automatización de inscripciones) o Kommo
Consultá nuestra comparativa de CRMs para ver cómo se comparan las opciones más populares. O unite a nuestro canal de WhatsApp para que te ayudemos a elegir.