Cómo pasar de Excel a CRM sin romper el proceso comercial

La migración de Excel a CRM es uno de los momentos más críticos para una PyME. Hacerlo mal puede costar adopción del equipo, pérdida de datos y meses de frustración. Hacerlo bien puede transformar tu proceso comercial en 30 días.

Acá te damos un plan de migración probado semana a semana, con checklist para cada fase y los errores más comunes a evitar.

Antes de empezar: ¿qué CRM elegir para la migración?

Si venís de Excel, elegí un CRM simple. No es momento de implementar Salesforce. Opciones recomendadas:

• Presupuesto cero: Bitrix24 Free (CRM + WhatsApp, usuarios ilimitados)
• Mejor relación calidad-precio: Kommo Base ($15/usuario/mes, importa CSV, conecta WhatsApp en minutos)
• Solo WhatsApp, máxima simplicidad: Leadsales (~$84/mes para 3 usuarios)

Todos estos CRM importan archivos CSV y tienen trials gratuitos.

Semana 1: Preparación (antes de tocar el CRM)

Esta semana NO tocás el CRM. Solo preparás tus datos y tu proceso.

Limpieza de la planilla

• Eliminá duplicados: Buscá contactos con el mismo teléfono o email. En Google Sheets podés usar "Datos > Quitar duplicados".
• Completá datos faltantes: Cada contacto necesita mínimo: nombre, teléfono o email, y estado (activo, perdido, cerrado).
• Estandarizá formatos: Teléfonos con código de país (+54, +598, +52), nombres con mayúscula inicial, estados con valores consistentes.
• Clasificá los contactos: Separá en tres grupos: 1) Leads activos (en proceso de negociación), 2) Clientes (ya compraron), 3) Perdidos/inactivos (más de 90 días sin contacto).

Definición del proceso

• Etapas de venta: Escribí las etapas que ya usás (no las ideales). Ejemplo: Nuevo → Contactado → Cotización enviada → Negociación → Cerrado Ganado / Cerrado Perdido.
• Reglas de asignación: ¿Cómo se reparten los leads? Round-robin, por zona, por producto, etc.
• Campos requeridos: ¿Qué info necesitás de cada lead? Nombre, empresa, teléfono, necesidad, presupuesto estimado.

Equipo piloto

Elegí 2-3 vendedores motivados (no los más resistentes al cambio). Van a ser tu equipo piloto y tus "campeones" internos del CRM.

Semana 2: Configuración e importación

Configuración del CRM

1. Creá la cuenta con tu email de trabajo
2. Configurá el pipeline con las etapas que definiste en la Semana 1
3. Agregá los campos personalizados que necesitás
4. Conectá tu número de WhatsApp Business al CRM
5. Configurá las reglas de asignación automática
6. Invitá a los vendedores piloto

Importación de datos

1. Exportá tu planilla como CSV
2. Importá al CRM (la mayoría tiene un wizard de importación que mapea columnas)
3. Verificá que los datos se importaron correctamente: revisá 10 contactos al azar
4. Importante: Solo importá leads activos y clientes. Los contactos inactivos de hace 6+ meses no vale la pena migrarlos.

Configuración de plantillas

Creá 3-5 plantillas de mensajes de WhatsApp para las situaciones más frecuentes:

• Mensaje de bienvenida / primer contacto
• Envío de cotización
• Seguimiento post-cotización (3 días sin respuesta)
• Agradecimiento post-venta

Semana 3: Piloto

Reglas del piloto

• Los vendedores piloto usan el CRM para todos los leads nuevos
• Los deals que ya estaban en Excel siguen ahí hasta que se cierren (no migrar deals en proceso)
• Feedback diario: 5 minutos al final del día para reportar qué funcionó y qué no
• El admin/gerente revisa el CRM diariamente para detectar problemas de configuración

Qué medir durante el piloto

• ¿Los leads de WhatsApp llegan al CRM automáticamente?
• ¿La asignación automática funciona correctamente?
• ¿Los vendedores están actualizando las etapas del pipeline?
• ¿Las plantillas de mensaje se están usando?
• ¿Hay alguna funcionalidad que falta o sobra?

Ajustes típicos

En base al feedback, ajustá:

• Nombres de las etapas del pipeline (si no reflejan la realidad)
• Campos requeridos (si hay demasiados, los vendedores no los completan)
• Reglas de asignación (si algún vendedor está sobrecargado)
• Plantillas de mensaje (si el tono no es el correcto)

Semana 4: Expansión

Incorporar al resto del equipo

1. Los vendedores piloto hacen una demo interna al resto del equipo (peer training funciona mejor que capacitación formal)
2. Cada vendedor nuevo se empareja con un vendedor piloto durante 2-3 días
3. Todos los leads nuevos van al CRM desde ahora — sin excepciones

Migrar deals activos

Ahora sí, migrá los deals que están en negociación activa de Excel al CRM. Asigná cada deal al vendedor que lo está manejando.

Apagar Excel

No borres la planilla (es tu backup), pero dejá de usarla para leads nuevos. Si algún vendedor sigue usando Excel en paralelo, hablá con él — probablemente tiene un problema con el CRM que podés resolver.

Semana 5+: Optimización

• Configurá automatizaciones más avanzadas (secuencias de follow-up, alertas de inactividad)
• Activá los reportes automáticos semanales para la gerencia
• Medí el impacto: comparálas métricas del primer mes vs. el mes anterior (leads atendidos, tiempo de respuesta, tasa de conversión)
• Hacé una retrospectiva con el equipo: ¿qué funciona? ¿qué ajustar?

Errores comunes en la migración

• Migrar todo de golpe (Big Bang): El enfoque gradual siempre funciona mejor. Empezá con leads nuevos, después migrá deals activos.
• No limpiar la planilla antes: "Basura entra, basura sale". Si importás datos sucios al CRM, vas a tener un CRM sucio.
• Poner demasiados campos obligatorios: Si el vendedor tiene que completar 15 campos por lead, no lo va a hacer. Empezá con 3-5 campos esenciales.
• No desactivar Excel: Si dejás que los vendedores sigan usando Excel "por las dudas", nunca van a adoptar el CRM completamente.

¿Necesitás ayuda con la migración? Unite a nuestro canal de WhatsApp y te orientamos sobre cómo hacer la transición sin romper tu proceso.